Электронные транспортные накладные с 1 сентября 2026 года: что изменилось для компаний

С 1 сентября 2026 года обязательный электронный формат перевозочных документов уже действует, поэтому ошибки в настройке документооборота могут задержать оформление отгрузки или приемки груза. Электронные транспортные накладные требуют готовности не только перевозчика, но и грузоотправителя, грузополучателя и экспедитора. Для корректного обмена недостаточно сформировать PDF или скан: документ должен пройти через установленный ЭПД-контур, а у ответственных сотрудников должны быть необходимые доступы, полномочия и электронные подписи. 

Какие перевозочные документы с 1 сентября 2026 года оформляют электронно

С 1 сентября 2026 года в обязательном электронном формате оформляют транспортную накладную, заказ и заявку на автомобильную перевозку, транспортную железнодорожную накладную, грузовую накладную при воздушной перевозке и экспедиторские документы. Для каждого вида применяются установленные правила обмена и утвержденные ФНС форматы.

Документы, которые входят в обязательный ЭПД

К обязательным электронным перевозочным документам относятся:

• транспортная накладная при автомобильной перевозке груза;
• заказ и заявка на автомобильную перевозку;
• транспортная железнодорожная накладная;
• грузовая накладная при воздушной перевозке;
• поручение экспедитору;
• экспедиторская расписка;
• складская расписка.

ЭПД создается в структурированном формате, утвержденном ФНС России, и передается по установленным правилам информационного взаимодействия. Для железнодорожной и авиационной накладных, а также экспедиторских документов в 2026 году утверждены отдельные электронные форматы.

Перечень обязательных документов нужно соотносить с реальной схемой перевозки. Например, при автомобильной доставке компании могут понадобиться транспортная накладная и заказ или заявка, а при привлечении экспедитора дополнительно возникают документы транспортно-экспедиционной деятельности.

Что с путевым листом

Путевой лист в этот перечень включать нельзя. Электронная форма для него предусмотрена и может использоваться через систему ЭПД, однако с 1 сентября 2026 года не установлено общего правила, по которому любой путевой лист должен существовать исключительно в электронном виде.

Компания вправе применять электронный путевой лист, если такой порядок встроен в ее процессы. Бумажная форма при этом сама по себе не отменена. Поэтому требования к транспортной накладной и путевому листу нужно проверять отдельно.

Кого касается обязательный транспортный ЭДО

Транспортный ЭДО затрагивает всех участников логистической цепочки, которые выполняют юридически значимые действия с перевозочным документом. При автомобильной перевозке это прежде всего грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель; при транспортно-экспедиционной схеме в процесс включается экспедитор. ФНС отдельно указывает, что перейти на электронный процесс должны в том числе компании, которые только получают грузы.

По общему правилу транспортную накладную составляет грузоотправитель, если договор перевозки не устанавливает иной порядок. После этого сведения последовательно дополняют другие участники в соответствии со своей ролью. Перевозчик подтверждает действия, связанные с приемом и перевозкой груза, а грузополучатель — предусмотренные сведения при его получении.

Настроить процесс нужно и компании, которая не оказывает транспортные услуги самостоятельно. Если организация отгружает товар наемному перевозчику или принимает доставку от поставщика, ответственные сотрудники должны понимать, где получить ЭПД, какие сведения проверить и какое действие выполнить.

При участии экспедитора дополнительно сопоставляют условия договора транспортной экспедиции с документами, которые возникают по конкретной схеме. Распределение действий между сторонами можно закрепить договором, но оно должно соответствовать фактическим ролям участников перевозки.

Когда электронная транспортная накладная вообще не нужна

Обязанность по ЭТрН возникает там, где по правилам автомобильной перевозки должна быть транспортная накладная. Если организация везет собственный груз собственным транспортом для своих нужд и договор перевозки не заключается, транспортная накладная не требуется. Такое же правило применяется при перемещении груза собственным транспортом между подразделениями или филиалами одной организации.

Например, предприятие перемещает материалы со своего центрального склада на производственную площадку своим автомобилем. Сам факт движения машины с грузом не создает договор перевозки между организацией и ею же, поэтому сначала определяют основание перевозки и только после этого перечень документов.

При привлечении стороннего перевозчика ситуация меняется. Если груз передается другой организации или ИП для перевозки по договору, требуется оформление транспортной накладной в установленном порядке. Грузоподъемность машины, расстояние между объектами или то, что груз остается собственностью одной компании, сами по себе от этой обязанности не освобождают.

Отдельный порядок действует для международных автомобильных перевозок. Если перевозка оформляется по международному договору, применяется соответствующая накладная, в том числе CMR. Российское регулирование не требует передавать CMR-накладную в государственную систему ЭПД. Если после международного участка груз перегружается и дальше перевозится по территории России в рамках отдельной внутренней перевозки, документы для этого участка определяют уже по российским правилам.

Как проходит обмен через оператора ИС ЭПД и ГИС ЭПД

Участники перевозки не направляют обязательные документы в государственную систему самостоятельно. Обмен строится через аккредитованных операторов ИС ЭПД, включенных в реестр Минтранса. Компания работает в сервисе выбранного оператора, а тот обеспечивает передачу документа другим участникам и необходимых сведений в государственный контур.

Как проходит обмен через оператора ИС ЭПД

Рабочая схема выглядит так:

1. Компания выбирает оператора ИС ЭПД из действующего реестра.
2. Подключает сотрудников и назначает им необходимые права.
3. Формирует документ по актуальному формату ФНС.
4. Участники перевозки последовательно вносят предусмотренные сведения и подписывают их электронной подписью.
5. Оператор передает данные между участниками и направляет их в государственную систему.
6. Получатель работает с документом через сервис своего оператора, учетную систему или другое подключенное решение.

Работать можно через браузерный интерфейс, модуль учетной системы, API или другое решение оператора. Если компании используют разных операторов, до запуска перевозок стоит проверить роуминг и прохождение документа между конкретными сервисами. ФНС указывает, что большинство операторов уже поддерживают межоператорский обмен, однако готовность конкретной схемы лучше подтверждать тестовой перевозкой.

Чем ГИС ЭПД отличается от оператора ИС ЭПД

ГИС ЭПД — государственная информационная система, оператором которой является Минтранс России. Она получает от операторов ИС ЭПД перевозочные документы и содержащиеся в них сведения, обрабатывает и хранит их, а также предоставляет необходимые данные государственным органам.

Оператор ИС ЭПД выполняет другую функцию: предоставляет бизнесу сервис для оформления и обмена документами и обеспечивает их передачу в государственную систему. Именно к такому оператору подключается компания. Прямое подключение участника перевозки к государственному контуру правилами не предусмотрено.

Кто подписывает ЭТрН и какие электронные подписи нужны

Чтобы определить, как оформить электронную транспортную накладную, компании нужно заранее установить, кто выполняет каждое действие: создает сведения, проверяет их, подтверждает передачу или прием груза и подписывает соответствующую часть документа. Допустимый вид электронной подписи зависит от роли участника и основания, на котором действует конкретный человек.

Организация, ИП и представитель

Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в предусмотренных законом случаях используется усиленная квалифицированная электронная подпись. Если от имени организации документ подписывает сотрудник, применяется электронная подпись физического лица, а его полномочия подтверждаются в установленном порядке. При необходимости для этого используется машиночитаемая доверенность.

Поэтому еще до первой перевозки стоит определить не просто отдел, отвечающий за документы, а конкретные роли. Например, логист создает документ, сотрудник склада проверяет сведения о грузе и погрузке, уполномоченное лицо выполняет подписание, а сотрудник принимающей стороны завершает свою часть процесса.

Права в сервисе оператора должны соответствовать этим полномочиям. Наличие технического доступа к системе само по себе не дает сотруднику права подписывать документы от имени организации.

Водитель

Для водителя предусмотрена отдельная схема. Минтранс указывает, что водитель может использовать простую или усиленную неквалифицированную электронную подпись при условии последующего подписания ЭТрН УКЭП или УНЭП перевозчика. Поэтому нельзя назначить один тип подписи всем участникам процесса без учета их роли.

Компании следует заранее проверить действия водителя на каждом этапе: получение груза, изменение сведений в ходе перевозки, передача получателю. Одновременно нужно определить, кто со стороны перевозчика выполняет последующее подписание и как этот сотрудник действует при замене автомобиля, водителя или изменении условий перевозки.

Как компании проверить готовность к ЭПД

Переход на электронные перевозочные документы нужно проверять по реальным маршрутам компании. Сам факт заключения договора с оператором еще не означает, что перевозка пройдет без задержек: документ должен возникнуть в нужной системе, попасть к правильным сотрудникам и последовательно пройти всех участников.

Что проверить внутри компании

Проведите аудит по следующим пунктам:

• составьте перечень используемых схем перевозки: собственный транспорт, наемный перевозчик, экспедитор, железнодорожная или авиационная доставка;
• определите документы, которые возникают в каждой схеме;
• проверьте подключение к оператору ИС ЭПД из актуального реестра Минтранса;
• выберите способ работы: веб-интерфейс, интеграция с учетной системой, API или другое решение;
• назначьте сотрудников, которые создают, проверяют, подписывают и принимают документы;
• проверьте наличие необходимых электронных подписей и полномочий;
• сопоставьте сведения в учетной системе с данными, которые должны попасть в ЭПД;
• определите ответственного за контроль документа после завершения перевозки.

Отдельное внимание требуется интеграции. При автоматической передаче данных ошибка в справочнике контрагента, адресе, информации об автомобиле или грузе может перейти непосредственно в перевозочный документ. До массового запуска нужно проверить источники данных и порядок их корректировки.

Что согласовать с контрагентами

У грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя должна совпадать последовательность действий: кто инициирует документ, через какого оператора работает каждая сторона, кто подписывает сведения и в какой момент перевозка может переходить к следующему этапу.

Для проверки процесса выберите одну типовую поставку и проведите ее полностью: от формирования документа до подтверждения приемки. Если участники используют разных операторов, тест одновременно покажет, работает ли роуминг между ними. Подход рекомендует и ФНС при внедрении транспортного электронного документооборота.

До начала регулярной работы нужно также определить порядок действий при ошибке в документе, смене автомобиля или водителя, переадресовке, частичной выдаче и других изменениях перевозки. Например, Минтранс разъясняет, что при поломке автомобиля либо замене транспортного средства или водителя работу можно продолжить по текущей ЭТрН; при частичной выдаче на выданную часть оформляется новая накладная.

Отдельный внутренний порядок нужен на случай технического сбоя: кто фиксирует проблему, связывается с оператором и проверяет наличие законного основания для оформления документа на бумаге.

Когда бумажный документ еще возможен

Обязательный электронный режим предусматривает исключения. Минтранс определяет случаи, когда соответствующий перевозочный или экспедиторский документ разрешается оформить на бумажном носителе. Конкретное основание зависит от вида документа и перевозки, поэтому единого правила для всей транспортной документации нет.

Для автомобильных перевозок бумажная транспортная накладная допускается, в частности, в отдельных операциях с иностранными контрагентами, при перевозках для личных нужд физических лиц, специальных и военных грузов и в предусмотренных нормативными актами ситуациях на территориях с особым режимом. Минтранс также относит к исключениям случай, когда грузоотправитель и грузополучатель совпадают.

Перечень продолжает корректироваться. 9 сентября 2026 года Минтранс сообщил об изменениях приказа № 262, которые расширили и уточнили применение бумажных транспортных накладных и заказов-заявок, в частности при перевозке грузов военного назначения. Поэтому перед использованием исключения нужно проверить действующую редакцию нормативного акта на дату перевозки.

Желание или привычка контрагента работать с бумажными документами правового основания не создает. Сначала определяется, подпадает ли конкретная перевозка под установленное исключение, и только затем выбирается допустимая форма документа.

Что означает переходный период до 1 марта 2027 года

Для автомобильных перевозок до 1 марта 2027 года действует нештрафуемый период. По разъяснениям Минтранса, МВД и Ространснадзор при отсутствии обязательного электронного перевозочного документа в этот период должны ограничиваться устным замечанием вместо штрафа.

Электронная накладная с 1 сентября 2026 года уже применяется в обязательном режиме в предусмотренных законом автомобильных перевозках. Дата 1 марта 2027 года не является новой датой вступления требования в силу: Минтранс прямо характеризует период до нее как время для адаптации участников рынка, а не юридическую отсрочку перехода.

Для компании это означает, что откладывать подключение до марта нельзя. Документы уже должны оформляться по новым правилам, а переходный период предназначен для отладки взаимодействия между участниками, устранения технических проблем и адаптации внутренних процессов.

При этом меры ответственности и перечень бумажных исключений необходимо проверять по действующим нормам на дату перевозки: после запуска обязательного режима регулирование уже корректировалось.

Ошибки после перехода на электронные накладные

Электронная транспортная накладная в 2026 году требует согласованной работы всей логистической цепочки. Основные проблемы возникают там, где компания подключила электронный сервис, но не изменила сам процесс перевозки.

• Отправлять PDF или скан вместо ЭПД. Файл по электронной почте не проходит установленный обмен через оператора ИС ЭПД и не становится обязательным перевозочным документом.
• Подключить оператора без распределения полномочий. Документ доходит до нужного этапа, но сотрудник не может выполнить предусмотренное действие или подписать сведения.
• Не проверить готовность контрагентов. Отправитель настроил свою систему, а перевозчик или получатель не знает, через какой сервис и кто должен продолжить документооборот.
• Работать с устаревшим форматом. При интеграции с учетной системой необходимо отслеживать актуальные форматы ФНС и их поддержку используемым решением.
• Не определить порядок действий при изменении перевозки. Замена автомобиля, водителя, частичная выдача или другая корректировка не должны решаться импровизацией уже после отправки груза.
• Считать бумажную форму полностью запрещенной. Для предусмотренных Минтрансом случаев продолжают действовать исключения.
• Переложить весь процесс на перевозчика. Грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель выполняют разные действия, поэтому готовность одной стороны не обеспечивает корректное оформление всей перевозки.

Ошибки способны задержать погрузку или приемку, создать расхождение между фактической перевозкой и сведениями в системе и усложнить поиск подтверждающих документов после завершения поставки.

Что проверить в компании прямо сейчас

После вступления новых правил в силу полезнее проверить несколько уже выполненных перевозок, чем еще раз оценивать настройки системы в теории. Для каждой поставки после 1 сентября 2026 года ответьте на пять вопросов:

1. На каком основании выполнялась перевозка: собственным транспортом, через перевозчика или экспедитора?
2. Какой обязательный перевозочный документ должен был возникнуть и был ли он сформирован в установленном порядке?
3. Кто фактически создавал и подписывал сведения и соответствовали ли его доступ и полномочия выполняемой роли?
4. Прошел ли документ через всех участников перевозки в той последовательности, которая предусмотрена договором и рабочей схемой?
5. Где находится завершенный документ и подтверждение обмена, кто может быстро найти их при проверке или внутреннем запросе?

Такой аудит показывает конкретные разрывы: перевозки, которые прошли без обязательного документа, сотрудников без необходимых полномочий, контрагентов с ненастроенным обменом или ситуации, когда ЭПД существует, но внутри компании никто не отвечает за его дальнейшее хранение и поиск.

Хоккерс работает с корпоративными заказчиками и поставками спецодежды и СИЗ для предприятий. В закупочном процессе условия отгрузки, логистику и обязательные документы стоит согласовывать заранее, чтобы поставка проходила без задержек на этапе передачи и приемки товара. Если вы планируете закупку спецодежды или СИЗ для компании, обратитесь в Хоккерс — специалисты помогут подобрать продукцию под задачи предприятия и согласовать условия поставки.